Sie haben ein Projekt erfolgreich abgeschlossen, alle vereinbarten Leistungen pünktlich erbracht und die Rechnung fristgerecht gestellt. Nun ist der Kunde am Zug. Doch der will einfach nicht zahlen. Das kann zunächst verschiedene Gründe haben: Vielleicht hat der Kunde die Rechnung einfach vergessen oder sie ging im Buchhaltungsprozess unter. In diesem Fall reicht meist eine kurze Erinnerung und die Forderung wird in der Regel schnell beglichen. Sollte jedoch Mutwilligkeit oder Zahlungsunfähigkeit hinter dem Ausbleiben der Zahlung stecken, ist es damit meist nicht getan und es müssen "härtere" Methoden angewendet werden.
Offene Rechnungen von Kunden.
Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?
Der Kunde zahlt nicht - was nun?
Dazu müssen Sie aber nicht gleich ein Inkasso-Unternehmen beauftragen. Es gibt auch zahlreiche andere effektive Möglichkeiten, das Geld vom Kunden doch noch zu bekommen. Aber ganz egal, wie Sie vorgehen wollen - warten sollten Sie damit nicht zu lange. Denn das kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass Sie selbst in finanzielle Schwierigkeiten geraten.
Schließlich müssen auch Sie Ihre Rechnungen und Mitarbeiter bezahlen. Machen Sie sich deshalb möglichst zeitnah daran, den offenen Posten bei Ihrem Kunden einzufordern.
Offene Rechnungen einfordern - so geht's
Das Gespräch suchen
Bevor Sie gleich mit einer Mahnung oder einem Inkassobüro drohen, sollten Sie lieber erst das Gespräch zum Kunden suchen und ihn freundlich an die offene Forderung erinnern. Schließlich wollen Sie ihn ja nicht gleich vergraulen. Vielleicht hat er die Rechnung auch einfach nur vergessen oder es kommen andere Gründe ans Licht. Sollte Ihr Kunde Zahlungsschwierigkeiten haben, empfiehlt es sich, gemeinsam eine Lösung zu finden, mit der sie beide leben können. Sie könnten z. B. eine Ratenzahlung oder einen zeitlich befristeten Zahlungsaufschub vereinbaren.
Schriftlich an die Zahlung erinnern
Sollte das Gespräch nichts bringen und die Forderung weiterhin säumig bleiben, kommt die Zahlungserinnerung ins Spiel. Diese erfolgt in der Regel schriftlich und ist in einem freundlichen Ton verfasst. Typische Satzbausteine sind z. B. "Vielleicht haben Sie übersehen, dass…" oder "Möglicherweise sind Sie noch nicht dazu gekommen...". Die Zahlungserinnerung kann als freundliche Vorbotin der Mahnung betrachtet werden und wird rechtlich gleichwertig eingestuft.
Mahnung verschicken
Wenn die "freundliche Tour" nicht erfolgreich war, können Sie einen deutlicheren Ton anstimmen und die 1. Mahnung schicken. Normalerweise werden hier 3 Mahnstufen eingehalten, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Das ist allerdings keineswegs Gesetz und kann individuell gehandhabt werden. Rechtlich betrachtet, bedeutet eine Mahnung nämlich lediglich, dass der Schuldner von jetzt an in Zahlungsverzug gerät und Sie ab diesem Zeitpunkt Verzugszinsen geltend machen können. Wie hoch diese sind, können Sie sich von einem Verzugszinsenrechner online ausrechnen lassen.
Wenn Sie sich für die 3 Mahnstufen entscheiden, sollten Sie von Mal zu Mal unmissverständlicher werden und klar machen, dass es Ihnen ernst ist. In der letzten Mahnung können Sie auf Höflichkeitsfloskeln komplett verzichten.
Gerichtliches Mahnverfahren einleiten
Sollte nach der 3. Mahnung immer noch kein Geld auf Ihrem Konto eingegangen sein, können Sie von einem gerichtlichen Mahnbescheid Gebrauch machen. Der Antrag auf Erlass eines solchen Bescheids muss mit einem amtlich vorgeschriebenen Antragsformular beim zuständigen Amtsgericht schriftlich eingereicht werden. Dieses Mahnverfahren ist eine relativ einfache und günstige Möglichkeit, mit gerichtlicher Hilfe eine offene Forderung geltend zu machen. Erfolgt darauf weder Widerspruch noch Zahlung, erhalten Sie einen Vollstreckungsbescheid, mit dem Sie einen Gerichtsvollzieher beauftragen können.
Den gerichtlichen Mahnbescheid können Sie elektronisch unter online-mahnantrag.de beantragen.
Anwalt oder Inkasso-Unternehmen einschalten
Sollten alle Mahnungen und Gespräche im Sand verlaufen sein, bleibt nur der Weg zum Anwalt oder einem Inkasso-Unternehmen.
Wenn Sie einen Anwalt beauftragen, wird der zunächst ein Schreiben an Ihren Kunden schicken. Meist bewirkt allein das schon Wunder, weil dem Kunden so unmissverständlich klar gemacht wird, dass dies die letzte Zahlungsmöglichkeit vor einem drohenden Gerichtsverfahren ist. Den meisten Kunden ist nämlich ernsthaft daran gelegen, ein solches zu vermeiden und zahlen spätestens jetzt den säumigen Betrag.
Natürlich gibt es auch an diesem Punkt immer noch Uneinsichtige, die sich weiterhin weigern zu zahlen. In diesem Fall kann Ihr Anwalt für Sie Klage einreichen. Wie viel der Anwalt kostet, ist übrigens abhängig vom Streitwert - also dem Betrag, der Ihnen geschuldet wird. Am Ende muss natürlich Ihr Kunde für diese Kosten aufkommen - zumindest solange Sie das Verfahren gewinnen.
Klage einreichen
Manchmal reicht schon allein die Klageschrift im Briefkasten, um den säumigen Kunden doch noch zum Zahlen zu bewegen.
Sollte es allerdings zur Verhandlung kommen, kann diese natürlich unterschiedlich ausgehen. Wenn Sie gewinnen, haben Sie einen sogenannten Titel gegen den Schuldner in der Hand, der 30 Jahre lang vollstreckt werden kann. Sie sollten aber bedenken, dass Sie vor Gericht auch verlieren können und die Prozesskosten dann selbst tragen müssen. In jedem Fall sollten Sie sich von Ihrem Anwalt umfassend beraten lassen und sich zusätzlich durch eine Rechtsschutzversicherung absichern.
Wann verjährt eine Rechnung?
Grundsätzlich gilt: Je länger Sie mit der Zahlungsaufforderung warten, desto unwahrscheinlicher wird es, dass Ihre offene Rechnung beglichen wird. Als Gewerbetreibender müssen Sie sich außerdem an die sogenannte Verjährungsfrist halten. Diese besagt, dass Sie Ihre Forderung unbedingt innerhalb von 3 Jahren (zum Jahresende) gerichtlich geltend machen müssen, ansonsten verlieren Sie Ihren Anspruch auf Zahlung.