Veranstaltung planen.

Jede öffentliche Veranstaltung ist im Voraus bei der Kommune anzu­melden, meist direkt beim Ordnungs­­­amt. Dies gilt auch, wenn sie in einer genehmigten Versam­mlungsstätte stattfindet, aber erlaubnispflichtige Aktivit­äten geplant sind - z. B. ein Feuerwerk. Das Amt prüft Ihren Antrag und teilt Ihnen die Auf­lagen mit. Diese sind immer als Mindest­bedingungen zu sehen: Tun Sie lieber mehr als gefordert, um im Schaden­fall auf der sicheren Seite zu sein. Falls Sie alkohol­ische Getränke anbieten wollen, müssen Sie bei der Kommune eine Schankerlaubnis erwerben (i. d. R. 25 EUR/Tag) und den Jugend­schutz einhalten. Sie können beim Ordnungs­amt eine Ver­kürzung der Sperrstunde beantragen. Erwarten Sie mehr als 400 Gäste, wird automatisch die Feuerwehr ein­geschaltet.

Und nicht vergessen: Soll auf Ihrem Event fremde Musik ge­spielt werden - egal ob live oder nicht -, müssen Sie dies vorher bei der GEMA anmelden und eine Gebühr bezahlen. Mehr dazu finden Sie unter gema.de/musiknutzer.

Bei privaten/familiären Ver­anstaltungen greift Ihre Privat-Haftpflichtversicherung. Sobald Ihr Event im öffentlichen Rahmen stattfindet und fremde Personen eingeladen sind, können Sie sich darauf nicht mehr verlassen. Eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung ist jetzt unbedingt not­wendig. Sie leistet bei Personen- und Sach­schäden, für die Sie als Veranstalter haften. Auch Ihre Verkehrs­sicherungs­­pflicht und die Unfall­prävention sind abgedeckt: Zum Beispiel, wenn Aufbauhelfer verunglücken oder ein Kind in einer Hüpfburg verletzt wird. Die Größe der Veranstaltung ist dabei nicht entscheidend.

Lieber zu früh als zu spät! Beginnen Sie mit der konkreten orga­nisatorischen Vorbereitung der Veranstaltung mindestens 6 Monate vorher, mit der Suche nach ge­eigneten Künstlern oder Referenten und dem Veranstaltungs­ort noch früher. Die Einladungen verschicken Sie am besten spätestens 6 Wochen vor der geplanten Veranstaltung, damit die Rückläufe Sie rechtzeitig erreichen.

Vor kleineren und großen Events sollten Sie immer ein schriftliches Veranstaltungskonzept und ein Sicherheitskonzept erstellen. Reichen Sie diese bei der Kom­mune zur Genehmigung ein. Die Reaktion der Behörde können Sie als wertvolle Rückmeldung nutzen. Denn als neutrale Instanz hat man dort einen anderen Blickwinkel und macht Sie viel­leicht auf Versäumnisse oder Un­stimmig­keiten aufmerksam. Sehen Sie die behördlichen Stellen als Partner, nicht als Hindernis bei Ihrer Planung.

Alle Abmachungen mit Event­planern, Caterern, Handwerkern und anderen Dienstleistern müssen in einem schriftlichen Vertrag festgehalten werden. Verlassen Sie sich nie auf mündliche Absprachen! Ver­gewissern Sie sich, ob für alle eingesetzten Kräfte (Personal, Auf- und Abbau­helfer, Musiker und Entertainer) Sozialabgaben gezahlt werden.

Besichtigen Sie Ihre Eventlocation im Vorfeld mit allen Verant­wortlichen in Ihrem Unternehmen und bei den engagierten Dienst­leistern. Erstellen Sie einen detaillierten Ablaufplan mit ver­bindlichen Uhrzeiten und stim­men Sie ihn mit allen Beteiligten ab. Überlegen Sie sich einen Plan B, falls einzelne Programmpunkte oder die ganze Veran­staltung ausfallen. Und vergessen Sie nicht, Ihr Event auch aktiv zu bewerben! Nutzen Sie dabei alle sinnvollen Kanäle, wie regionale und über­regionale Presse, gedruckte Ein­ladungsflyer und natürlich die sozialen Medien: Facebook, Twitter & Co. sind heute unver­zichtbar, wenn Sie sich viele Besucher wünschen.

Stellen Sie am besten ein Mit­arbeiter-Team zusammen, das bei der Ver­anstaltung vor Ort als Ansprech­partner für Probleme und Gäste­anliegen fungiert und auf einen reibungslosen Ablauf achtet. Defizite können von diesen Mitarbeitern gleich schriftlich festgehalten werden, damit es beim nächsten Mal besser klappt! Als Firmenchef sind Sie bei Ihrer Veranstaltung idealer­weise selbst zugegen. Begrüßen Sie so viele Ihrer Gäste wie möglich persönlich und mischen Sie sich "unters Volk", das hinterlässt immer einen positiven Eindruck.

...ist vor dem Event! Holen Sie wenn möglich ein Feedback der Teilnehmer ein, das Sie in die Planung Ihrer nächsten Ver­anstaltung einfließen lassen können. Wurden auf dem Event Fotos gemacht? Dann schicken Sie Ihren geladenen Gästen doch eine Auswahl zur Erinnerung zu. Auch in den sozialen Medien sollten Impres­sionen veröffentlicht werden. Achten Sie bei der Bild­auswahl aber auf die Wahrung der Privatsphäre und das Ein­verständ­nis der Abge­bildeten. Vergessen Sie auch nicht, Dankes­schreiben an Ihre Sponsoren zu versenden - und an die be­teiligten Behörden und Dienstleister, wenn die Zusammenarbeit erfolgreich war und gerne wiederholt werden soll.